0
Nu gasesc alta explicatie pentru extrem de putinele cunostinte contabile pe care le au administratorii, de cele mai multe ori gresite si alea in mare parte.
De aceea, permiteti-mi sa aduc lamuriri asupra unui registru extrem de important - cel de casa si incep prin a arata baza legala dupa care functioneaza acest registru :
OMFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, anexa 2 !
Extras :
REGISTRUL DE CASĂ (Cod 14-4-7A şi Cod 14-4-7bA)
Registrul de casă serveşte ca:
- document de înregistrare operativă a încasărilor şi plăţilor în numerar (lei sau valută), efectuate prin casieria entităţii;
- document de stabilire, la sfârşitul fiecărei zile, a soldului de casă;
- document de înregistrare în contabilitate a operaţiunilor de casă.
Registrul de casă se întocmeşte zilnic, pe baza documentelor justificative de încasări şi plăţi.
De la bun inceput mentionez, cat se poate de ferm, ca in niciun moment SOLDUL DE CASA NU POATE FI NEGATIV !! Nu exista asa ceva, mai fratilor, nu poti face plati numerar mai mari decat banii pe care ii ai disponibili efectiv ! Logica elementara, nu-i asa ? Nici lege nu ne trebuie pt asta, atat este de evident !
Casa nu poate avea NICIODATA sold negativ, nici in cursul zile, nici la sfarsitul zilei/ lunii / anului ... deci, niciodata !!
Soldul negativ ascunde fie greseli de inregistrare efectiva a unei incasari/plati, fie operatiuni de incasare neinregistrate/ omise, fie calcule matematice gresite, fie inregistrari fictive.
In permanenta, cf Legii contabilitatii, Codului fiscal si legislatiei secundare aferente, trebuie inregistrate in contabilitate TOATE operatiunile desfasurate intr-o entitate, indiferent de natura lor, ceea ce in cazul unor asociatii NU se intampla. Una dintre consecinte este si soldul negativ de casa !
Discutand despre acest aspect, am aflat ce se petrece in realitate (cand nu este vorba de intentii imputabile, desigur) : atunci cand trebuie facuta o plata, dar nu mai sunt bani suficienti in caserie, administratorul pune bani de el si face plata, insa in registrul de casa NU inregistreaza decat plata respectiva, nu si alimentarea caseriei cu bani de la el si astfel se ajunge la soldul negativ - un sold complet fals, lipsit de logica fiindca nu poti lua din buzunar 2 lei daca nu ai acei 2 lei acolo !
Prin urmare, in asemenea situatii de fapt sunt 3 operatiuni de inregistrat, cf realitatii faptelor, nicidecum doar una !!
Prima este alimentarea caseriei cu o suma indestulatoare pt a putea face plata respectiva. Alimentarea cu numerar se face cu dispozitie de incasare prin caserie, facuta de la asociatie catre persoana care crediteaza asociatia, in cazul nostru adminul. Apoi se inregistreaza plata catre furnizor/ alceva/ altcineva ..., avand grija ca suma platita sa nu depaseasca soldul de casa existent inaintea platii.
Daca pe teren plata trebuie sa fie mai mare decat cea estimata sau mai apar altele neprevazute, atunci si scriptic se va realimenta caseria cu suma diferenta, in mod similar, inregistrandu-se asta inaintea docum de plata. In acest mod evitam mereu soldul negativ.
Ulterior, cand sunt bani suficienti in caserie, asociatia va face operatiunea de restituire a sumei imprumutate, intocmind o dispozitie de plata prin caserie, de la asociatie catre admin in cazul nostru, urmata de inregistrarea platii in registrul de casa.
Toate aceste incasari si plati se vor inregistra succesiv, urmand realitatea / logica faptelor, cu data exacta a zilei in care au fost efectuate si in care, bineinteles, s-au emis si documentele. Nu inainte si nici dupa o zi/ o saptamana/ o luna....
Vom avea mare grija sa nu scape documente neinregistrate, iar daca totusi acest lucru se intampla (de ex. apar intarzieri la predarea chit. de catre furnizor), vom cere furnizorului sa modifice data de pe chit. sau vom reface reg de casa daca acesta mai poate fi refacut fara implicatii sau vom emite dispozitie de plata prin caserie - cu functiunea de decont al acelei sume, dispozitie pe care vom scrie "decont chit nr ... din data de ..." fiindca chit are pe ea alta data decat ziua in care va figura in registru ca fiind platita efectiv, deci pt a respecta cronologia inregistrarilor documentelor prezentate la contabilitate.
Intelegand ca, prin forta lucrurilor, registrul de casa nu se lucreaza chiar zilnic sau imediat dupa fiecare incasare/plata, cred ca este obligatoriu ca cel putin de 2 ori/ luna inainte de sfarsitul lunii sa fie facut monetarul si sa se noteze soldul de casa efectiv (de preferinta saptamanal daca au fost operatiuni cu nunerar) astfel incat sa existe o cheie de control a acestuia.
La asociatiile de proprietari nu prea coincide soldul scriptic cu cel faptic - uneori cu sume semnificative (sute de lei), din cauza erorilor de contabilizare, corectiilor prin modulul de caserie ramase neinchise, platilor omise la inregistrare, etc .... Acest lucru NU este permis niciodata, soldul de casa scriptic trebuie sa se regaseasca in banii existenti efectiv in caserie IN ORICE MOMENT ! Presedintele / comitetul au dreptul sa ceara administratorului sa prezinte/ predea banii din caserie oricand cred de cuviinta, iar soldul scriptic este obligatoriu sa coincida cu cel faptic predat.
Am vazut in registre de casa plati facute in luna dec. si inregistrate in caserie in luna nov. cand ele inca nu se efectuasera, similar si nov inregistrat in oct ... alterand astfel soldul de casa la oct / nov / dec ! Este o dovada de lipsa crasa a logicii elementare, ca sa nu mai zic de cea contabila; dovada ca administratorul respectiv NU a inteles absolut nimic depre ce este un registru de casa, ce ne arata el, pt ce se intocmeste, cat este de riguros, adica ... o jale maxima !
NU sunt permise reglari de solduri ale furnizorilor si alte operatiuni similare prin registrul de casa, cu atat mai putin prin banca !! Ele reprezinta operatiuni fictive cu numerar, fara documente justificative proprii unui registru de casa/ banca, ceea ce este interzis ! Se vor folosi alte module pt aceste reglari.
Singurele corectii admise sunt cele provenite din calcule matematice gresite efectuate in registru si din mici rotunjiri. Pt acestea se vor intocmi note explicative/ justificative ce se vor atasa registrului.
Dupa cum vedeti, registrul de casa este un document f important pt asociatie, el arata miscarea banilor in numerar si poate dovedi corectitudinea sau incorectitudinea celui ce opereaza in el.
NU este suficient pt casier, oricine ar fi el (adminul in cazul nostru), doar sa afirme ca a lucrat corect, el trebuie sa o si poata dovedi oricand si ce poate fi mai relevant decat un flux de numerar justificabil legal si corect inregistrat ?
